说说资金相关的吧。
资金的账务管控主要涉及两个动作:一是资金收付;二是收付记账。
从内控角度来讲,这两个动作属于不相容职务,不能由同一个人完成。一般出纳岗位负责资金收付,会计岗位负责记账。之所以会这样规定,是因为担心都由一个人处理会产生舞弊。比如收到钱不入账会计核算体系流程图,自己贪污;付出去的钱也不入账,和前者相抵冲,使得银行存款余额账实相符。
在有的小公司中,出纳负责资金收付,同时把资金收付相关的账一起记了。这样做虽然违背不相容岗位分离原则,但是可以让会计对出纳所做的账务与银行明细进行逐笔核对。这样也可以起到双人复核的作用。
那么一般公司都是将两个动作交由不同的人去做,接下来讲一下两个岗位之间如何进行协作。
会计人员记账,必须知道这笔钱是做什么用的,然后才能根据业务场景记到相应的会计科目中。因此,出纳人员需要清楚的告诉会计每笔钱的用途。每天下班前,工作结束后,出纳应该编制一份银行流水明细账,记录每个银行进账和出账金额、用途、银行余额。有的出纳为了方便,直接把银行流水下载下来作为明细账发给会计记账,这样是不可取的。因为出纳在银行系统中登记摘要的时候往往很简单,不会写的很详细,所以会计拿到银行流水的时候,看到这么简单的摘要也会一头雾水会计核算体系流程图,根本搞不清这笔钱的用途,无法记账。所以出纳必须另外编制一份银行流水明细账,详细清楚写明每笔钱的用途,让会计一眼就能看懂,知道这钱该如何记账。
正常的工作流程是这样,每天下午下班前,出纳把银行流水明细账发给会计,会计第二天上午把昨天的银行账务处理完。不要等到月末或第二个月月初一次性记账,这样对于结账时间要求高的企业来说太仓促,容易出错。会计每天记账,还可以对出纳的工作每天做一个复核,及时发现问题,及时处理。
如果公司业务比较多,银行账户比较多,可以将银行账户分给多个出纳处理。然后对应的会计可以有多人,应当指明某个会计负责哪几个出纳的银行账务,建立明确的岗位对应关系。
这里还要注意,银行账户-出纳-会计,这三者也应该是一一对应的,一个银行账户应该由一个出纳负责,然后由一个会计负责这个出纳所做的银行账务。如果一个银行账户由不同的出纳使用,然后银行流水的记账又分成不同的模块交给不同的会计记账,这样就无法建立出纳和会计的整体观,他们只能看到其中的某一个模块,其他人做的对不对,他们无法了解。银行账户是一个统一的整体,不应该将其拆分由不同的人去处理。
如果公司规模特别大,可以考虑设置专门的资金出纳与资金会计,就是这样的会计人员专门做资金的账务,对接某个或某几个出纳。出纳和会计岗位可以定期轮换,出纳做会计,会计做出纳。轮岗制度也能发现前任的问题,同时也让彼此了解一下对方的工作内容,了解到自己的工作应该如何配合对方,发现工作上的不足。
总之,出纳和会计应该相互独立,同时在工作协作上应该保持密切的沟通。在组织架构上,出纳和会计都应归属于一个财务经理管理,财务经理要促进两者之间工作的协调。财务经理的工作职责已经不再是具体的账务处理,而是工作流程的梳理,让团队成员能分工协作,一起把财务核算工作做好。
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