财务集中核算作为一种新型的管理模式脱颖而出,有利于确保信息准确、标准统一、业务处理规范、评价真实,最终达到资源的有效利用,是现代企业发展的一个方向。中国移动通信集团公司(以下简称“中国移动”)为推进落实“新跨越战略”,实现打造“一个中国移动”(One CM)的宏伟目标,从2007年开始实施省公司财务集中战略。为保障财务信息集中处理与加工的顺利进行,进一步提升财务信息集中处理与加工质量,打造世界一流的财务集中平台,2007年-2009年,中国移动通信集团广东有限公司(以下简称“广东移动”)围绕公司经营战略和财务战略,从深度和广度上对财务信息集中处理与加工工作进行了持续的优化,创建并开展了会计核算质量管理体系,实现了全省会计核算工作标准化、专业化和规范化。
一、财务集中核算面临的主要问题
在当今不断变化的商业竞争环境中,广东移动经营管理正面临着一系列挑战,为公司经营决策提供信息支撑的会计核算工作也面临着如何提升绩效与平衡风险的难题。同时,广东移动实施财务集中以来,也面临着来自以下几方面的问题。
(一)核算规范
各地市公司的地域背景与业务复杂程度存在差异化,财务集中后,如何保证规范、标准的核算管理?随着核算业务规模的逐步增加,新员工人员不断增加,如何保证各核算岗位能够迅速掌握核算操作要点?
(二)质量检测
集中化加大了核算业务的复杂程度和难度,如何通过常规化和随机检查的配合财务核算体系建设,实现有效的核算质量控制?检查监督手段怎样才能更好地与日常工作相结合,保证核算检查工作的常态化和持续性?
(三)质量评价
如何建立一套面向各级核算主体的层级化管理指标体系,有效衡量集中核算价值的提升?如何全面、系统的评价会计核算工作价值,凸显会计核算工作对公司经营目标达成的贡献度?
二、会计核算质量管理体系的主要内容
面对上述问题与挑战,广东公司通过建立日常岗位操作规范、财务信息处理检查机制与管理评价的有机衔接,从组织、文化、制度、培训四个方面营造核算质量管理氛围,并且建立全流程信息化的财务信息处理质量管理系统,在衔接财务政策、监控核算信息和评价提升价值方面发挥积极作用,建立起一套“自我维护、自我更新和自主完善”的财务信息处理质量管理体系。
(一)设计全工序财务信息处理视图,实现财务信息处理标准化
全工序财务信息处理视图是广东移动核算各岗位的核算质量操作指南,通过本岗位所涉相关知识点的梳理和操作经验的共享,用于规范并指导该岗位所从事的核算任务的日常核算操作,推动实现财务信息处理的质量标准化。同时,信息处理视图通过将财务政策、制度分解落实到具体岗位的日常信息处理工作中,为财务政策的制定与执行建立紧密衔接,保障财务政策的落地执行和有效发挥作用。
全工序财务信息处理视图引入了质量管理大师DEMING提出的SIPOC理念。该方法论针对每个核算任务项,厘清从前端到末端经历的环节,清晰定义任务项的标准化要求,展示了跨职能部门界限的管理活动。全工序财务信息处理视图基于基础会计核算功能蓝图,从岗位出发,建立核算任务与岗位、科室、流程的多维映射矩阵,并就核算各环节的质量要求进行梳理、总结和经验分享,规范日常操作,确保政策落地执行。全工序财务信息处理视图按照岗位职责和工作流程,明确信息处理操作要点和行为标准,由全省核算人员整合已有制度与规范,建立一套“易操作、易掌握、易传播”的信息处理操作规范,全工序财务信息处理视图引入质量管理领域的成熟方法论,借鉴生产企业对原料、供应商、加工、产品/半成品和客户各环节的质量管理理念,在财务信息加工管理引入SIPOC理念,作为整个体系搭建的主体脉络。
(二)绘制全业务公司会计核算风险防范地图,实现财务信息质量检测体系化
质量检测建立了PDCA质量循环模式的工作方法体系,从信息处理质量检测计划到检测结果的追踪反馈,以及对计划的更新与调整,形成闭环管理体系,使信息处理检查工作常态化,并保证检查工作“有章可依、有据可查、有迹可循”。会计核算风险防范地图按信息加工生产单元定位,搭建财务信息加工的内部自检体系,并将质检员职责引入省市信息加工领域,建立起包括询证、复算、重新执行、穿行测试以及分析性复核等8类典型检测方法体系,58项质量检测主题、439个质量关注要点和116套检查工作底稿,为核算检测工作提供了系统化、标准化的实用指南。
(三)搭建全视角的会计核算价值视窗图,实现财务信息质量价值显性化
全视角的会计核算价值视窗图从公司、部门、室、个人四个层级,质量、效率、效益三个维度,财务、市场和客户、学习与发展、运营和流程四个视角搭建财务信息处理价值体系。围绕着会计核算蓝图而设计搭建,用以帮助管理层了解核算质量水平和运营目标的达成情况,找出实际与目标要求之间的差距财务核算体系建设,评价“工作中的人”与“人的工作”,为开展员工资源开发与管理提供现实依据,同时评价结果为价值分配和人才激励创造了基础和条件。协同促进业绩评价,推动团队/成员的协同配合与主观能动性发挥,促进财务信息处理工作的质量持续改进与优化,并多维度彰显集中管理的价值提升。
(四)开发全流程信息化质量管理系统,实现财务信息质量管理自动化
质量管理系统是按照质量预防、质量检测、质量评估的思路进行设计,主要分为质量向导、质量检测、质量评估、质量知识库、质量工作台五大模块。
质量向导:通过将财务信息处理流程、任务以及每项任务的SIPOC要素固化到系统中,为会计核算人员提供统一的、灵活的检索查询平台,帮助财务人员清晰地了解本岗位工作的操作程序和质量要求,指导核算人员正确地进行财务信息处理操作;质量检测:通过对检测点的检测来防止不合格工作成果输出到下一工序,方便质检员查询了解财务信息处理的检测点及其检测方法和要求;质量评估;质量评估为财务信息处理所有质量指标及指标评估结果提供了一个统一的展示平台;质量知识库:质量知识库是会计核算知识的汇总分类展示,方便核算人员查询各种工作中需要的财务知识;质量工作台:质量工作台展示的是与核算人员密切相关的内容,包括我的提醒、我的差错、我的检查计划、检查计划报表。
(五)创立全方位的实施保障体系,确保会计核算质量管理成效
要实现有效的质量管理,确保质量体系正常运转,需要借助“组织、文化、制度以及培训”等方面的助力,建立体系化的运行保障机制,确保会计核算质量管理成效。
广东移动在组织上建立涵盖最高管理者、质量管理员、质检员、核算人员的四级质量管理团队,形成全面监督、重点防控的质量管理模式;文化上通过质量板报对本季度的质量管理工作进行总结;按周、月、季度召开质量管理改善例会,并且每年举办一次质量优化提案大赛,提升质量优化提案大赛;在培训上建立三层培训体系,围绕各项业务搭建三层质量管理培训体系保证培训内容与业务的切合度;制度上设置政策衔接岗,由专人专岗对制度进行全省范围内的宣传、解读与释惑,确保政策信息传递不失真,新旧政策及时衔接落地。
三、会计核算质量管理体系的实施效果
(一)会计核算质量管理体系形成的价值影响
在会计核算质量管理体系已有成果的基础上,广东移动借鉴ISO9000和TL9000等国际质量认证体系,深入研究质量管理理念和认证标准,创造性地运用于会计核算领域,编制了《企业会计核算服务质量管理体系要求》,经广东省质量技术监督局严格审核,于2011年2月份正式批准发布成为广东省地方标准(标准号为DB44/T850-2011)。《企业会计核算服务质量管理体系要求》填补了质量标准在会计核算管理领域的空白。
(二)会计核算信息质量的提升
通过实施会计核算质量管理体系,广东移动会计信息处理质量得到显著提升,公司2009年资本市场信息披露质量位居中国移动第一,同时往来对账、账务审核正确率、财务政策衔接率都得到了大幅的改善与提升,极大地促进了公司在资本市场上的信息质量公信度。
(三)会计核算工作效率的提升
不同层级的检测和评价信息在部门、科室以及各岗位的迅速传递和及时反馈,进一步强化了核算人员的效率观念,在“比、攀、学”的气氛中,提升了工作效率。财务付款时限由集中前期的3天缩短至2.7天。员工费用报销周期明显缩短,严格控制在对外付款服务承诺的3天内,提升了员工的财务满意度。
(四)风险管控能力的提升
广东移动按照成本、收入、资产项目、报表四个线条开展全省会计信息质量检测工作,既有关账前的事前关账检查也有关账后的事后结果性检查,对质量检测结果、质量案例库实现全员共享。每月形成会计发现、生产分析会材料、月度关账会议。充分发挥会计监督的职能,防范由此带来的审计风险、内控风险、运营管理漏洞等,为公司稳健发展保驾护航。
(五)客户满意度的提升
通过实施会计核算质量管理体系,广东移动会计信息处理速度得到显著提升,对内外部客户的服务上了一个新的台阶,据2010年末全省无记名调查显示,财务服务内部满意度得到快速提升,达到98%。
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